Rola HR w zarządzaniu technologiczną zmianą? Pozwól, że opowiem ci pewną historię…

Pewnego dnia Dyrektor operacyjny firmy produkcyjnej wpadł na doskonały pomysł! Stwierdził, że może zwiększyć produktywność parku maszynowego o 3%, jeżeli zautomatyzuje komunikację między operatorami maszyn a resztą firmy. Dlaczego akurat 3%?

Dlatego, że właśnie tyle czasu (dokładniej to 5%, ale dla bezpieczeństwa postawił na 3) trwa wypełnianie różnych papierów przez operatora maszyny. 3% z 5 000 000 zł zysku… Robi się fajny pieniądz (150 000 zł w skali roku).

Nie czekając długo zlecił swojemu zespołowi odnalezienie firmy, która w tych pieniądzach będzie w stanie zautomatyzować raportowanie (tak powstał budżet). Zespół nie czekając długo zaczął szukać na rynku dostawców. Wysłał masowo maile. Spotykał się. Stworzył tabelę porównawczą różnych rozwiązań.

Aż w końcu znalazł się faworyt! Co prawda cena przekraczała budżet dwukrotnie, ale cóż… 2 lata zwrotu złe też nie są (maszyn było 40). Czym prędzej podpisano umowę i wybrano wymarzonego dostawcę oprogramowania. 7 500 zł za maszynę?

Źle nie jest, jak na pełen automat. Integratorzy konsultowali, spotykali się, dokumentowali (i czasami programowali). Po kilku miesiącach powstał super system. Z którego nikt nie chciał korzystać… W tym całym misternym planie zapomniano o ludziach.

Zarządzanie zmianami wywołanymi przez technologię

Po wdrożeniu oprogramowania nikt nie rozumiał, jaka jest jego rola. Po co został zakupiony, skoro wszystko działało, jak w Szwajcarskim zegarku? Czy firma przestała ufać swoim pracownikom?

Część osób postanowiła zmienić pracę, części bardzo spadły morale. Na koniec dnia nikt z oprogramowania korzystać nie chciał. Powstało więcej zamętu, niż były warte potencjalne zyski i zwroty. A wszystko przez to, że nie przeprowadzono biznesowo uzasadnionej zmiany.

Nikt nie postanowił przed wdrożeniem w odpowiedni sposób zakomunikować:

• potrzebę zmiany,
• jej rezultat,

i przede wszystkim uspokoić naturalne obawy z nią związane.

Dział HR w takiej sytuacji ma trudną rolę i potrzebuje wsparcia od ludzi znających technologię i założenia biznesowe. Przede wszystkim musi też wiedzieć o tym, że firma chce zakupić technologię, która realnie wpłynie na załogę, żeby wiedzieć jaki sposób przeprowadzić zarządzanie zmianami…

Wprowadzenie automatyzacji procesów, czy to z wykorzystaniem maszyn, czy systemów informatycznych zawsze wiąże się ze zmianą sposobu w jaki pracują ludzie. Pamiętaj o Change Management podczas składania wniosku inwestycyjnego (a najlepiej jak dopiero pewna idea kiełkuje w twojej głowie).

Zapraszam również do zapoznania się z moim poprzednim wpisie, gdzie informowałem o mojej współpracy redakcyjnej z czasopismem kaizen.