Każdy, kto choć raz brał udział w projekcie IT, wie, że pierwsza wersja kosztorysu zwykle ląduje w koszu. Powód? Niedoszacowanie. Założenie było piękne: system miał być prosty, szybki i tani, ale kończy się na opóźnieniach, nerwach i dopłatach.
Wdrożenie systemów IT może przypominać budowę domu. Zaczynamy od wizji: „Chcemy ładny, nowoczesny dom o powierzchni 120 metrów, a i do tego duży taras”. Ale dopiero potem odkrywamy, że potrzebne są fundamenty, instalacje, przyłącza. Koszty wykończenia zaczynają nas przerastać. W IT działa to tak samo – tyle że ukryte koszty wdrożenia AI potrafią sięgać połowy budżetu. Sprawdźmy, gdzie się czają pułapki finansowe.
Gdyby mnie ktoś zapytał o największy paradoks wdrożeń, bez wahania odpowiedziałbym, że głównym pretendentem do tego tytułu byłaby pokusa, aby zaoszczędzić na analizie wymagań. Droga na skróty może się wydawać atrakcyjna, bo stworzenie dobrej dokumentacji wiąże się z tygodniami spotkań, warsztatów i pracy analityków. Może dać jednak nieciekawe efekty, bo pominięcie któregoś z ważnych etapów przygotowawczych może skutkować tym, że projekt rusza z fałszywymi założeniami i kończy się poprawkami, które są droższe niż rzetelny start.
Po co inwestować w automatyzację produkcji, gdy mamy o wiele tańszy system ręczny? Przyjrzyjmy się temu, czy na pewno tańszy. Każdy błąd w danych – źle wpisany numer faktury, pomyłka w parametrach maszyny, źle odnotowany czas pracy urządzenia – to koszt, który wraca jak bumerang. Automatyzacja wymaga większej inwestycji na początku, ale minimalizuje ryzyko ludzkiej pomyłki.
Wyobraź sobie operatora, który na koniec nocnej zmiany musi odczytać szereg cyferek z maszyny lub przekazać zmiennikowi instrukcję awarii. Zmęczenie robi swoje i łatwo o pomyłkę. Zaś czas postoju maszyny liczony w godzinach potrafi pochłonąć więcej niż całoroczna licencja wspierającego diagnostykę rozwiązania wykorzystującego AI.
„Poradzimy sobie sami” – nie zliczę, ile już razy słyszałem to zdanie. Problem w tym, że bez doświadczenia łatwo powielić błędy innych firm. Konsultanci kosztują – to prawda. Ale ich rolą jest skrócenie drogi do implementacji rozwiązań IT i ochrona przed kosztownymi wpadkami. Jeśli nie decydujesz się na profesjonalne doradztwo technologiczne to jakbyś chciał remontować samochód, opierając się na filmikach z YouTube’a. Da się, ale czy na pewno chcesz ryzykować?
Jeśli chodzi o koszty wdrożenia systemów informatycznych i AI, nie ma jednego idealnego rozwiązania. Chmura bywa tańsza i bardziej elastyczna, ale wrażliwe dane często muszą pozostać na serwerach lokalnych. Najczęściej kończy się na hybrydzie – i tu pojawiają się dodatkowe koszty integracji.
Gdy kupujesz garnitur, chcesz, by leżał na Tobie idealnie. Trudno się dziwić. Nie inaczej jest z oprogramowaniem i systemami IT. Firmy chcą, by wdrażane rozwiązania „pasowały do nich jak garnitur szyty na miarę”. Problem w tym, że taki garnitur drogo się serwisuje. Każda aktualizacja czy zmiana wymaga dodatkowych prac. Czasem lepiej dopasować proces do sprawdzonej platformy niż na siłę naginać oprogramowanie.
Zdobądź bezpłatnie 5 rozdziałów książki!
Dołącz do biuletynu i zyskaj dostęp do 40% książki
„15 kroków do zakupu systemu informatycznego”.
Kupując system, często patrzymy tylko na cenę wdrożenia. Tymczasem roczne opłaty licencyjne mogą w ciągu kilku lat przekroczyć koszt początkowy. To nie wszystko. Trzeba się liczyć z innymi ograniczeniami jak np. liczba użytkowników. Często bowiem każdy dodatkowy login to kolejna faktura.
Serwery, systemy operacyjne, bazy danych – kto da więcej?! Wielu menedżerów rwie włosy z głowy, bo przecież w kosztorysie tego nie było, a tymczasem bez tego wszystkiego system nie ruszy. To tak, jakby kupić luksusowy samochód i dopiero przy odbiorze dowiedzieć się, że koła trzeba dokupić osobno.
Zainwestowałeś w nowy system IT lub AI. Zafascynowany nowym rozwiązaniem wpadasz na wspaniały pomysł rozbudowania go o nową funkcjonalność. Cóż, apetyt rośnie w miarę jedzenia, a nowe pomysły nie znają ograniczeń. „Skoro już budujemy system, to może dodajmy jeszcze moduł do logistyki” – myślisz. Problem w tym, że każdy dodatkowy moduł to przesunięcie budżetu i terminu.
Wróćmy do budowy domu. Załóżmy, że mury stoją, trawnik wysiany, lampy przykręcone, obrazy już wiszą na ścianach, a nawet postawiłeś kwiaty na parapecie. Po miesiącu urwał się kran, a po czterech rozmroziło płytki na tarasie. Dom – studnia bez dna – teraz już wiesz, o czym mówili znajomi. System informatyczny to też nie jest jednorazowy zakup. Potrzebuje aktualizacji, backupów, monitoringu i ludzi, którzy o to dbają. Wiele firm zakłada, że update to zadanie dla wewnętrznego działu IT. Ale kiedy przychodzi pierwsza awaria, okazuje się, że potrzebne są dodatkowe kompetencje albo umowa serwisowa.
Nawet najlepszy system nie zadziała, jeśli ludzie nie będą umieli z niego korzystać. Szkolenia, instrukcje, wsparcie użytkowników – to koszt, który często się bagatelizuje. A przecież każda zmiana w firmie to także emocje: opór, stres, poczucie zagrożenia. AI czy system MES nie są wyjątkiem. Dlatego zastanów się, jak lepiej zarządzać zmianą.
Są trzy sposoby, by zminimalizować ryzyko rozczarowania z powodu ukrytych kosztów wdrożenia systemu informatycznego i AI:
Ukryte koszty nie są wrogami projektu. Są jego naturalną częścią. Firmy, które uwzględniają te dodatkowe wydatki w budżecie, nie tylko unikają rozczarowania, ale przede wszystkim osiągają szybciej zwrot z inwestycji. Bo wdrożenie systemu informacyjnego czy sztucznej inteligencji to nie sprint po tanie rozwiązanie. To maraton, w którym wygrywa ten, kto potrafi przewidzieć zakręty i rozłożyć siły.
A Twoja firma? Czy przygotowując się do transformacji cyfrowej, patrzy tylko na pierwszą stronę kosztorysu, czy też na to, co drobnym drukiem zapisane jest na końcu?
