Jak efektywnie wdrożyć system IT i uniknąć ukrytych kosztów

Czujesz, że Twoja firma tonie w papierowej dokumentacji i czas na cyfrową zmianę? Szukasz systemu informatycznego, ale boisz się, że wpadniesz w pułapkę ukrytych kosztów? Spokojnie, nie jesteś sam. Wiele firm przeszło tę drogę i, niestety, nie zawsze wszystko poszło zgodnie z planem. Dlatego dziś zdradzę Ci, na co zwrócić uwagę, żeby uniknąć przykrych niespodzianek. Oto kilka obszarów, w których mogą czaić się dodatkowe koszty, które potrafią sporo namieszać.

Automatyzacja brzmi jak marzenie – dane same się zaciągają, a Ty nie musisz ręcznie wprowadzać każdej informacji. Ale jak to w życiu bywa, rzeczywistość jest bardziej złożona. Wdrożenie systemu automatyzującego obieg danych potrafi być kosztowne, zwłaszcza gdy trzeba zintegrować go z maszynami produkcyjnymi, czujnikami czy innymi urządzeniami. Często zapomina się o tym, że automatyzacja wymaga dodatkowego nakładu pracy przy implementacji, integracji i utrzymaniu.

Z drugiej strony, system manualny – choć prostszy – wymaga od pracowników ręcznego wprowadzania danych, co jest czasochłonne i podatne na błędy. Decyzja, którą drogą pójść, zależy od Twoich potrzeb i budżetu. Automatyzacja może zmniejszyć długoterminowe koszty operacyjne i zwiększyć efektywność, ale czasem warto rozważyć prostsze rozwiązania, które lepiej pasują do specyfiki Twojego biznesu.

Podstawowa różnica między tymi dwoma podejściami to koszty i efektywność. Automatyzacja, mimo wyższych kosztów początkowych, może przynieść znaczące oszczędności w dłuższym okresie. Systemy manualne wymagają więcej pracy ze strony użytkowników, co oznacza większe ryzyko błędów i dodatkowe wydatki na ich korektę.

Warto również zwrócić uwagę, że dane mogą być już dostępne w różnych systemach, takich jak ERP, WMS czy MES. Jeśli są one odpowiednio zautomatyzowane, możesz zaoszczędzić czas i pieniądze, które w przeciwnym wypadku trzeba byłoby wydać na ręczne wprowadzanie tych informacji.

Jednym z największych ukrytych kosztów wdrożenia systemu IT jest infrastruktura serwerowa. Kiedy mówimy o dużych firmach, szczególnie produkcyjnych, dane muszą być przechowywane bezpiecznie i wydajnie. W tym kontekście często okazuje się, że jeden serwer to za mało. Aby zapewnić płynność działania i bezpieczeństwo, potrzebne są rozwiązania redundantne – tak, by w razie awarii jednego serwera drugi mógł przejąć jego funkcje.

Backupy, bezpieczeństwo cybernetyczne i wydajność raportowania to kolejne aspekty, które zwiększają koszty wdrożenia. Jeśli system ma działać sprawnie, serwery muszą być odpowiednio skonfigurowane i dostosowane do specyficznych potrzeb firmy.

Koszty licencji potrafią być zaskoczeniem dla wielu firm. Często skupiamy się na kosztach początkowych, zapominając, że wdrożenie systemu informatycznego to nie jednorazowy wydatek. Regularne opłaty za aktualizacje, naprawy błędów czy wsparcie techniczne mogą znacznie obciążyć budżet.

Oprócz tego, ograniczenia licencyjne, takie jak liczba użytkowników, którzy mogą korzystać z systemu równocześnie, również mogą zwiększyć koszty. Jeśli w Twojej firmie pracuje 300 osób, a system przewiduje dostęp tylko dla kilku użytkowników naraz, koszty dodatkowych licencji mogą okazać się znaczne.

Specyfikacja systemu to fundament udanego wdrożenia. Jeśli nie zdefiniujesz swoich potrzeb jasno i precyzyjnie, dostawca systemu może zaproponować coś, co tylko częściowo spełni Twoje oczekiwania. To często prowadzi do nieporozumień i dodatkowych kosztów, gdy nagle okaże się, że system nie ma funkcji, które są dla Ciebie kluczowe.

Dobrze opracowana specyfikacja powinna obejmować 80% potrzeb Twojej firmy. Oczywiście nie zawsze wszystko da się przewidzieć, ale im dokładniej opiszesz swoje wymagania, tym mniejsze ryzyko, że spotkają Cię nieprzyjemne niespodzianki podczas wdrożenia.

Kiedy stoisz przed wyborem systemu IT, często pojawia się pytanie: wybrać gotowe rozwiązanie czy system kastomizowany? Gotowe moduły są tańsze, szybciej się je wdraża, ale mogą nie spełniać wszystkich specyficznych wymagań Twojego biznesu. Z kolei pełna kastomizacja daje pełną kontrolę nad funkcjonalnościami, ale wiąże się z wysokimi kosztami.

Optymalnym rozwiązaniem są systemy hybrydowe, które łączą gotowe moduły z możliwością ich dostosowania. Dzięki temu zyskujesz elastyczność i możliwość kastomizacji najważniejszych funkcji, bez konieczności budowania wszystkiego od zera.

System informatyczny to nie tylko oprogramowanie – potrzebujesz również odpowiedniego sprzętu, by wszystko działało płynnie. Wdrożenie systemu na produkcji może wymagać inwestycji w panele dotykowe, tablety, a nawet nowe komputery. Ważne jest, by sprawdzić, jakie minimalne wymagania sprzętowe ma system, który wybierasz, aby uniknąć sytuacji, w której nowoczesne oprogramowanie nie działa na przestarzałych urządzeniach.

Warto także zwrócić uwagę na licencje na bazy danych, takie jak SQL Standard, które mogą być niezbędne w przypadku dużych ilości danych. Jeśli tego nie uwzględnisz na etapie planowania, możesz być zaskoczony dodatkowymi kosztami.

Nawet najlepiej zaplanowane wdrożenie systemu IT może napotkać nieprzewidziane trudności. Dlatego warto zostawić sobie margines w budżecie na pokrycie dodatkowych kosztów. Eksperci radzą, by zawsze mieć rezerwę na poziomie 20-30% całkowitego budżetu projektu.

Dlaczego to takie ważne? Bo zawsze mogą pojawić się nowe wymagania, zmiany w projekcie lub inne czynniki, które sprawią, że pierwotnie zakładane koszty wzrosną. Zabezpieczenie finansowe pozwoli Ci uniknąć stresu i problemów w trakcie wdrożenia.

Wdrożenie systemu IT to nie tylko zadanie dla działu IT. W zależności od skali projektu, możesz potrzebować dodatkowego wsparcia zewnętrznych konsultantów, którzy pomogą Ci przejść przez cały proces. Jeśli Twój wewnętrzny zespół nie ma wystarczającego doświadczenia, wsparcie specjalistów zewnętrznych może być kluczem do sukcesu.

Takie rozwiązanie wiąże się z dodatkowymi kosztami, ale pozwala uniknąć błędów, które mogłyby w dłuższym okresie okazać się znacznie droższe niż wynagrodzenie konsultantów.

Myślisz, że po wdrożeniu systemu wszystko będzie działać bez zarzutu i nie musisz się już niczym martwić? Niestety, to nie takie proste. Każdy system, zwłaszcza kluczowy dla działania firmy, wymaga regularnej obsługi serwisowej, a jeśli działa 24/7, musisz mieć zespół, który będzie go na bieżąco monitorował i diagnozował problemy.

Możesz zdecydować się na serwis wewnętrzny lub zewnętrzny, ale w każdym przypadku będzie to generować dodatkowe koszty. Warto uwzględnić je już na etapie planowania budżetu, żeby później nie być zaskoczonym.

Wdrożenie systemu informatycznego to inwestycja, która może przynieść Twojej firmie ogromne korzyści. Ale tylko wtedy, gdy od początku zrozumiesz, z jakimi kosztami musisz się liczyć. Nie daj się zaskoczyć! Bądź świadomy wszystkich ukrytych kosztów, od licencji, przez sprzęt, po wsparcie serwisowe, i zrób dokładny plan. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz pieniądze, ale także unikniesz problemów, które mogą wpłynąć na sukces projektu.

Po więcej szczegółów zapraszam na mój kanał Digitalizuj.pl na platformach YouTube, Spotify oraz Apple Podcasts, gdzie regularnie publikuję podcasty, a dziś pojawił się kolejny.