Analiza danych w biznesie: dlaczego informacje nie pracują na Twoją firmę?

Mówi się, że dane są jak nowe złoto. Trudno się z tym nie zgodzić. W końcu to właśnie informacje pozwalają nam podejmować trafniejsze decyzje, lepiej zrozumieć procesy i przewidywać, co wydarzy się dalej. Ale w praktyce z tym złotem bywa różnie. Dane zbieramy, magazynujemy, archiwizujemy w systemach i arkuszach – tylko czy naprawdę je wykorzystujemy? Czy każda analiza danych w biznesie faktycznie wspiera podejmowanie decyzji?

W wielu organizacjach – zwłaszcza produkcyjnych i usługowych – informacja przestaje być narzędziem, a staje się celem samym w sobie. Dane często gromadzone są, bo „tak trzeba”, „bo system tego wymaga”, „bo będą pytali przy audycie”.

Problem w tym, że jeśli nie wiemy, po co tak właściwe dane są zbierane, jak są analizowane i kto za nie odpowiada – ich wartość praktyczna spada niemal do zera. A to oznacza wymierne straty: czasu, pieniędzy, energii ludzi.

W dzisiejszym artykule chciałbym poruszyć szerzej ten temat, analizując pięć najczęstszych powodów, przez które analityka danych w biznesie nie przynosi realnych efektów. Są to rzeczy, które obserwuję na co dzień podczas wdrożeń i konsultacji w zakładach przemysłowych.

Co ważne – wiele z tych problemów da się rozwiązać szybciej niż się wydaje.

To chyba najczęstszy problem, który utrudnia efektywną analizę danych w biznesie. Każdy dział w firmie działa trochę po swojemu. Różne formaty raportów, różne systemy, różne podejścia. Jedni pracują w Excelu, inni zapisują dane ręcznie, ktoś inny korzysta z systemu MES, a jeszcze inny wszystko trzyma lokalnie na swoim komputerze.

Brak jednolitego standardu raportowania skutkuje powielaniem tych samych informacji, błędami i sprzecznościami. Odrębne działy raportują te same zdarzenia niezależnie od siebie, co prowadzi do dezorganizacji i braku zaufania do pozyskiwanych informacji.

Co może być rozwiązaniem tego problemu? Zbudowanie i wdrożenie jednego, centralnego źródła prawdy. Może to być na przykład:

Ważne, by wszyscy pracowali na tych samych zasadach i mieli dostęp do takich samych informacji. Tylko wtedy analityka danych biznesowych ma sens.

Treści, których nie da się odczytać, rozszyfrować, lub zawierają tylko szczątkowe informacje, nie wspierają biznesu. Mogą wręcz szkodzić. Klasyczny przykład? Ręczne notatki na papierowych raportach, trudne do odczytania wpisy, brak jednostek, kontekstu, wyjaśnień. Często w raportach widzimy tylko surowe wartości – np. „1000 szt.” – ale nie wiemy, czy to dobrze, czy źle. Brakuje odniesienia do planu, średniej, celu.

A przecież analiza danych w biznesie to nie tylko zbieranie liczb, ale przede wszystkim też ich interpretacja. Pomóc mogą tutaj proste narzędzia analizy danych, ale przede wszystkim wskaźniki i dashboardy, które osadzą treści w kontekście. Dzięki odpowiedniej wizualizacji danych wiemy, czy wynik jest zgodny z normą, czy wymaga reakcji. Nie chodzi o to, żeby zastępować myślenie automatami – wręcz przeciwnie. Chodzi o to, by mieć jasny punkt odniesienia i móc szybciej reagować.

W wielu firmach dane są niczyje. Nie ma osoby, która dbałaby o ich jakość, kompletność i użyteczność. Gdy czegoś brakuje lub coś się nie zgadza – nikt nie czuje się odpowiedzialny. A bez właściciela trudno mówić o skutecznej analizie danych w biznesie. Każdy proces, każdy zestaw treści powinien mieć przypisaną osobę odpowiedzialną. I nie – nie chodzi tylko o dział IT.

Za jakość danych powinni odpowiadać także kierownicy produkcji, liderzy jakości, specjaliści operacyjni. Właściciel danych to ktoś, kto wie, po co są one zbierane, jak są wykorzystywane i kto ich używa. Bez tego każda analiza staje się ruchem po omacku.

Czasami dane są dostępne, ale nikt ich nie używa – bo po prostu nikt im nie ufa. Zbyt wiele nieścisłości, błędów, niejasności, wersji raportów. W efekcie zamiast analizować, ludzie pytają siebie nawzajem, „jak naprawdę było”. A przecież nie o to chodzi.

Brak zaufania oznacza, że twarde informacje przestają być podstawą decyzji. Tymczasem analiza danych w biznesie powinna opierać się na faktach, a nie na przypuszczeniach. Jeśli raporty są kwestionowane albo każdy interpretuje je inaczej – system traci sens. Co można zrobić? Przede wszystkim zadbać o:

Raporty powinny być aktualne i zrozumiałe, tak aby można je było traktować jako wiarygodne źródło informacji. Dopiero wtedy możemy mówić o skutecznej analizie danych. 

Kolejny problem stanowi sytuacja, w której dane są – ale nic z nich nie wynika. Gromadzimy informacje, składujemy je, ale nie wyciągamy wniosków. Brakuje narzędzi, kompetencji i procesów, które umożliwiają ich przełożenie na decyzje. To trochę jakbyśmy mieli lodówkę pełną składników, ale nie mieli pomysłu na żaden przepis.

Tymczasem analiza danych w biznesie powinna działać jak dobry kucharz – pokazać, co z czym połączyć, żeby uzyskać efekt. Tu w grę wchodzi wprowadzenie narzędzi Business Intelligence. Są to systemy, które same wskazują anomalie, trendy, odchylenia. Dzięki nim nie trzeba analizować każdego rekordu – wystarczy spojrzeć na dashboard i od razu wiadomo, co wymaga naszej uwagi.

Na koniec warto powiedzieć to wprost: dane same z siebie nic nie zmienią. To nie liczby generują wartość, tylko decyzje, które na ich podstawie podejmujemy. Bez jasnych procesów, właścicieli i narzędzi, analiza danych w biznesie pozostanie pustym hasłem. Nie musisz od razu wdrażać zaawansowanego BI ani zatrudniać zespołu analityków biznesowych.

Czasem wystarczy kilka drobnych zmian – wyznaczenie odpowiedzialnych osób, uproszczenie raportowania, ustandaryzowanie źródeł danych. Jeśli widzisz, że Twoje dane nie pracują na firmę – zacznij od tych pięciu punktów. Przeanalizuj je ze swoim zespołem. Zobaczcie, co można poprawić. Czasem wystarczy rozmowa, żeby uruchomić proces, który z czasem przekształci się w realną kulturę analityczną.

Efektywne metody analizy i przetwarzania danych w sposób istotny mogą przyczynić się do poprawy jakości działań, a także wydajności. Znaczącą wspierać będą także procesy decyzyjne. To często także pierwszy krok do lepszego zarządzania, oszczędności i rozwoju – bez marnowania potencjału, który mamy w zasięgu ręki.