Czy wiesz, że ponad 60% wdrożeń systemów informatycznych kończy się porażką? Dlaczego tak się dzieje? Jednym z głównych powodów jest nieodpowiednie podejście do zakupu technologii. Firmy popełniają błędy już na etapie wyboru systemu i dostawcy, co później skutkuje problemami we wdrożeniu, a czasem kompletnym fiaskiem projektu. Co więc zrobić, aby uniknąć tego losu i znaleźć system, który faktycznie zrewolucjonizuje działania Twojej firmy? Oto kilka kluczowych kroków, które pomogą w dokonaniu dobrego wyboru technologicznego.
Wielu przedsiębiorców zaczyna proces zakupu od listy funkcji, które chcieliby widzieć w systemie. Może brzmi to logicznie, ale to właśnie tu popełnia się pierwszy błąd. Przemyśl: czy naprawdę potrzebujesz każdej funkcji, którą zapisujesz? Zamiast tworzyć listę życzeń, zacznij od dokładnej analizy problemów, które system ma rozwiązać. Może chcesz usprawnić zarządzanie magazynem, zautomatyzować część procesów produkcyjnych lub poprawić komunikację między działami. Im precyzyjniej określisz problemy, tym lepiej dobierzesz odpowiednie rozwiązania. Kiedy wiesz, z jakimi wyzwaniami się zmagasz, lepiej dostosujesz system do potrzeb organizacji, a unikasz typowych błędów jak dostosowywanie systemu pod nieoptymalne procesy. W efekcie, zakup staje się inwestycją, a nie dodatkowym obciążeniem.
Każda firma jest inna – to oczywiste. Ale czy zawsze warto stawiać na „najbardziej unikalne” rozwiązanie? W wielu przypadkach gotowe, sprawdzone systemy są bardziej niezawodne niż mocno spersonalizowane, ponieważ przetestowano je już w wielu przedsiębiorstwach. Często kupując zaawansowany system „pod klucz” ryzykujemy, że firma deweloperska nie będzie mogła szybko rozwiązywać błędów lub zmieniać funkcji, które działają niezgodnie z planem. System, który zbyt mocno „rosnął” razem z Twoją firmą, może okazać się dużym wyzwaniem przy dalszych aktualizacjach i zmianach. Zastanów się, w jakich obszarach Twoja firma naprawdę wymaga unikalnego podejścia, a gdzie możesz zdać się na to, co działa w innych branżach. Balans pomiędzy tym, co specyficzne dla Ciebie, a tym, co sprawdzone na rynku, może znacznie podnieść szanse na udane wdrożenie.
Kupując system informatyczny, warto myśleć o nim jak o inwestycji, która będzie wymagała nakładów nie tylko teraz, ale też w przyszłości. Koszt zakupu to tylko część wydatków. Dochodzą do tego koszty sprzętu, licencji, wdrożenia i późniejszego utrzymania systemu. W przypadku wielu rozwiązań licencje są subskrypcyjne, więc nawet po zakupie będziesz potrzebować budżetu na ich odnawianie. Trzeba pamiętać, że czas wdrożenia bywa długi, a czasami same serwery czy dodatkowe urządzenia mogą obciążyć budżet o 20-30% więcej, niż wynosi cena systemu. Do tego dochodzi czasem konieczność zainwestowania w infrastrukturę fizyczną, jak też szkolenie zespołu, ponieważ sam zakup systemu nie jest równoznaczny z jego natychmiastowym wdrożeniem. Zaplanowanie budżetu to kluczowy krok, który pozwala na lepsze przygotowanie się do wdrożenia i unikanie niespodzianek. Dzięki temu można stworzyć także mapę drogową transformacji, która określa, co będzie wdrażane najpierw, a co może poczekać.
Każdy system, nawet najlepszy, nie będzie działał sam. Aby wdrożenie było efektywne, potrzebny jest zespół projektowy, który nie tylko nadzoruje cały proces, ale również dba o to, by pracownicy rozumieli cel i korzyści nowego rozwiązania. Warto pamiętać, że wdrożenie systemu to moment, w którym zmienia się codzienna rzeczywistość wielu pracowników – to nowe narzędzie, nowe funkcje i nowe procedury. Zespołem powinien kierować project manager, który będzie pełnił rolę centralnego punktu komunikacyjnego. Dodatkowo, każdy kluczowy dział powinien mieć lidera, który zapewni, że nowy system odpowiada na jego potrzeby. Zarządzanie zmianą w organizacji to także edukowanie zespołu o nadchodzących zmianach, tłumaczenie korzyści oraz budowanie pozytywnego podejścia do nowego rozwiązania. Im lepiej pracownicy będą przygotowani na zmianę, tym łatwiej przeprowadzić wdrożenie. Warto zwrócić uwagę, że bez ich zrozumienia i wsparcia projekt może zakończyć się niepowodzeniem, niezależnie od tego, jak idealnie dopracowany był plan wdrożenia.
Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie pilotażowego wdrożenia na małej części firmy lub pojedynczym dziale. Taki pilotaż pozwala zobaczyć, jak system funkcjonuje w praktyce, dostarcza pierwszych wniosków i pozwala dostosować ostateczny plan przed pełnym wdrożeniem. Pilotaż powinien być jednak na tyle mały, aby zmieścił się w około 20% całego budżetu na projekt. Dzięki temu możesz zyskać wartość dodaną, nie angażując na początkowym etapie wszystkich zasobów finansowych. Co więcej, pilotaż daje także czas na analizę błędów – zarówno na poziomie technologicznym, jak i organizacyjnym. Zyskujesz przestrzeń na analizę realnych kosztów i korzyści, jeszcze przed uruchomieniem pełnego procesu, co często jest ratunkiem dla większych inwestycji.
Zakup systemu informatycznego dla firmy to poważna decyzja, która wpływa na wiele obszarów organizacji. Aby uniknąć najczęstszych błędów i przybliżyć się do sukcesu, warto podejść do tego procesu metodycznie: Najpierw zidentyfikuj swoje problemy, Później wybierz najlepsze możliwe rozwiązania, Ustal pełny budżet na całość wdrożenia, Zorganizuj zespół projektowy, Przeprowadź pilotażowy test. Dobrze zaplanowany proces wdrożenia może przynieść wymierne korzyści, poprawiając efektywność, redukując koszty i usprawniając komunikację. Dzięki temu Twoja firma będzie mogła konkurować na coraz bardziej wymagającym rynku. Kiedy już poszczególne kroki wdrażania zakończą się sukcesem, możesz w pełni korzystać z nowoczesnych systemów i technologii, które podniosą efektywność operacyjną i pomogą w dalszym rozwoju. Na koniec – pomyśl: Czy rzeczywiście Twoja firma jest gotowa na taką zmianę? Czy masz wystarczające zasoby, by przeprowadzić cały proces od analizy problemów aż po wdrożenie końcowe?
Dziękuję za lekturę! Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zakupów technologicznych, subskrybuj mój kanał lub skontaktuj się bezpośrednio. Razem osiągniemy sukces!
