Marnotrawstwo nie kojarzy się dobrze i zapewne nie chciałbyś, aby termin ten miał zastosowanie do działań w Twojej firmie. Ale czy Twój zakład produkcyjny wie, gdzie są wąskie gardła? Czy masz świadomość, z jakiego powodu tracisz pieniądze? Większość przedsiębiorstw skupia się na sprzedaży, kosztach materiałów czy płacach, a tymczasem źródeł największych straty nie znajdziesz, analizując faktury. Marnotrawstwo w firmach to zjawisko, które potrafi zjadać marże po cichu – dzień po dniu, minuta po minucie.
Najprostsza definicja mówi: marnotrawstwo to wszystko, co nie wnosi wartości – ani dla klienta, ani dla organizacji. W praktyce wyróżnia się trzy kategorie przepalania budżetu:
Taki podział pozwala zrozumieć, że do strat finansowych przyczyniają się nie tylko działania na hali produkcyjnej. Równie dużo pieniędzy przepala się w biurach, salach konferencyjnych czy w procesach decyzyjnych.
Badania amerykańskiej firmy Zippia pokazują, że pracownik traci średnio 4 godziny i 12 minut dziennie na zadania, które nie wnoszą wartości. Przełóżmy to na polskie realia. Średnia pensja brutto to ok. 8 500 zł miesięcznie. Oznacza to, że jeden pracownik generuje dziennie ponad 200 zł strat. Rocznie daje to kilkadziesiąt tysięcy złotych.
W dużych firmach, gdzie pracują setki osób, suma ta urasta do kilku milionów. Co ważne – nie chodzi tylko o bezproduktywny czas. Straty obejmują również spadek motywacji pracowników, stres związany z brakiem jasnych informacji i opóźnienia w procesach.
Zdobądź bezpłatnie 5 rozdziałów książki!
Dołącz do biuletynu i zyskaj dostęp do 40% książki
„15 kroków do zakupu systemu informatycznego”.
Według danych OECD Polacy należą do najbardziej zapracowanych narodów w Europie – tak, pracujemy średnio ponad 1800 godzin rocznie. Problem w tym, że efektywność tego czasu jest jedną z najniższych w UE.
Dlaczego?
To prowadzi do sytuacji, w której praca jest, ale jej efekty są niewspółmierne do zaangażowanego czasu.
Jednym z największych źródeł strat w firmach są… spotkania. W wielu organizacjach cykliczne zebrania odbywają się z przyzwyczajenia, automatycznie, bez jasnego celu i efektu.
W explitia przeprowadziliśmy audyt cykli spotkań. Okazało się, że część z nich była zbyt częsta – na przykład tygodniowe spotkania, które nie wnosiły nic nowego. Po optymalizacji liczba spotkań spadła o 32%, co w praktyce oznaczało odzyskanie ekwiwalentu kilku etatów.
To pokazuje, że marnotrawstwo nie zawsze wymaga kosztownych analiz – czasem wystarczy spojrzeć na własny kalendarz.
Nie można też lekceważyć drobnych przerw: papierosy, kawa, krótkie rozmowy przy biurku. Każda taka przerwa to 5–10 minut. W skali tygodnia czy miesiąca zamieniają się one w godziny, które zespół mógłby wykorzystać bardziej produktywnie.
Na produkcji takie mikroprzestoje są trudniejsze, bo maszyny często pracują w trybie ciągłym i operator musi być na miejscu. W biurach jednak łatwo się rozproszyć. Efekt? Spadek efektywności, którego nikt nie liczy, bo trudno go uchwycić w raportach.
Mimo że menedżerowie wiedzą o istnieniu strat, rzadko podejmują działania. Powody zwykle są takie same:
Marnotrawstwa nie tylko obniżają wynik finansowy, ale też wpływają na kulturę organizacyjną. Pracownicy sfrustrowani nieefektywnymi procesami tracą motywację, menedżerowie podejmują decyzje na podstawie niepełnych danych, a klienci otrzymują produkt lub usługę z opóźnieniem.
To prosta droga do utraty marży, a w dłuższej perspektywie – do utraty konkurencyjności na rynku.
Marnotrawstwo w firmach to niewidzialny wróg zysków. Może przybierać różne formy – od przestojów na hali, przez raportowanie w Excelu, po źle zaplanowane spotkania. Wspólnym mianownikiem jest brak wartości dodanej. Świadomość to pierwszy krok do zmiany. Dopiero gdy firma zobaczy i nazwie swoje straty, może je zacząć eliminować.
