Wskaźniki KPI bez tajemnic – jak zrozumieć liczby, które naprawdę coś mówią?

Wskaźniki KPI pojawiają się dziś w niemal każdym biznesie. Wykorzystywane są przez mikroprzedsiębiorstwa, firmy rodzinne, a także duże zakłady produkcyjne. Wszyscy o nich słyszeliśmy, wielu z nas je śledzi.

Jednak nie każdy zastanawia się, czy na pewno są dobrze dobrane i czy naprawdę pomagają w podejmowaniu decyzji.

Czasem wskaźniki KPI traktowane są jako obowiązkowa rubryka w raporcie miesięcznym, a czasem jako alibi dla nieudanych działań.

W tym artykule postaram się pokazać, że można podejść do tematu zupełnie inaczej. Opowiem o monitorowaniu wskaźników efektywności, o tym, co działa, co warto usprawnić i w jaki sposób technologie mogą w tym pomóc.

Wskaźniki KPI (czyli Key Performance Indicators) to inaczej liczby opisujące efektywność danego obszaru.

Nie muszą to być jednak tylko suche dane. Możemy je wykorzystywać przede wszystkim jako narzędzie. Może ono pomóc zrozumieć, na jakim etapie jesteśmy i czy idziemy w dobrym kierunku jako firma.

Każdy wskaźnik KPI powinien być przypisany do konkretnego celu – najlepiej takiego, który da się osiągnąć, zmierzyć i zinterpretować.

Wskaźniki te mogą być wyrażone w procentach, ilościach, czasach lub dowolnej innej jednostce.

Ważnym jest, aby dawały nam odpowiedź na pytanie: czy na pewno wszystko działa tak, jak powinno?

Co więcej, nie wszystkie wskaźniki to skuteczne wskaźniki KPI.

Często spotykam się z sytuacją, w której firmy monitorują ogromne ilości danych. Niestety czasem tylko kilka pozycji jest realnie użytecznych. Reszta to statystyki, które być może ładnie wyglądają na wykresie, ale niczego nie mówią.

Dlatego wskaźniki KPI warto regularnie przeglądać, odświeżać i dopasowywać do aktualnej sytuacji firmy.

Bez wskaźników działamy w ciemno. To jak prowadzenie samochodu bez prędkościomierza. Owszem, da się – ale trudno przewidzieć, co będzie dalej.

W firmie wskaźniki KPI dają nam informację zwrotną – nie tylko dla menedżera, ale i dla zespołu. Pozwalają monitorować postęp, kontrolować koszty, oceniać jakość i wprowadzać zmiany tam, gdzie są one potrzebne. To taka mapa drogowa, która pomaga nam nie zabłądzić.

Ale to nie wszystko. Wskaźniki KPI to także świetne narzędzie do komunikacji wewnętrznej. Gdy każda osoba w firmie zna je i rozumie, łatwiej o spójność działań i lepszą współpracę między działami.

KPI potrafią szybko wyłapać nieprawidłowości i wskazać miejsca, które wymagają uwagi, często jeszcze zanim problem się rozrośnie.

Najlepsze KPI – kluczowe wskaźniki efektywności mogą być bardzo proste.

Weźmy na przykład dział sprzedaży – jeśli celem jest pozyskanie 20 klientów miesięcznie, a mamy ich obecnie 15, to nasz wskaźnik wynosi 75%.

Albo strona internetowa – mierzymy, ile osób odwiedziło stronę z formularzem kontaktowym, a ile go wypełniło. Jeśli na 1000 odwiedzin mamy 100 zgłoszeń – konwersja wynosi 10%, czyli osiągnęliśmy pełny wynik KPI, jeśli taki był nasz cel.

W praktyce takich przykładów są setki.

Kluczem jest to, żeby mierzyć te rzeczy, które naprawdę wpływają na działanie firmy i te, które można poprawić.

Jednym z najlepszych przykładów praktycznego wskaźnika KPI wykorzystywanego w produkcji jest OEE (Overall Equipment Effectiveness). Pokazuje on, jak efektywnie wykorzystujemy maszyny produkcyjne. Składa się z trzech części:

Mnożąc te trzy elementy, otrzymujemy wartość od 0 do 100%, która pokazuje ogólną efektywność. Dzięki OEE wiemy, gdzie dokładnie występuje problem – czy maszyna za długo stoi, czy nie produkuje wystarczająco dużo, czy może są problemy z jakością. W wielu przypadkach samo wprowadzenie OEE jako wskaźnika KPI potrafi odmienić sposób patrzenia na produkcję. Można też budować dodatkowe KPI wokół niego – np. czas przezbrojeń, liczba awarii, poziom braków itp.

Największym wyzwaniem przy pracy z KPI jest jakość danych. Wciąż wiele firm korzysta z papierowych raportów lub Exceli, które są wypełniane ręcznie.

Problem w tym, że informacje z takiego źródła mogą być niekompletne, opóźnione albo po prostu błędne.

Wtedy analiza wskaźników KPI przestaje mieć sens, bo nie odzwierciedlają one rzeczywistości.

Dlatego coraz częściej wdraża się systemy, które zbierają dane automatycznie. Mogą robić to bezpośrednio z maszyn, czujników, systemów ERP czy aplikacji.

Dzięki temu monitorowanie wskaźników efektywności dzieje się w czasie rzeczywistym i pokazuje dokładnie, co dzieje się tu i teraz.

A to otwiera drogę do lepszego planowania i szybszego reagowania na problemy.

Najlepsze KPI powinny być dostosowane do odbiorcy. Inny KPI przyda się operatorowi na linii, inny kierownikowi zmiany, a jeszcze inny osobie zarządzającej firmą.

Dlatego ważne jest, żeby każdy wskaźnik miał jasno określony cel i był osadzony w kontekście działania danej osoby czy zespołu.

Nie trzeba od razu wdrażać dziesiątek wskaźników. Czasem lepiej zacząć od kilku najważniejszych, ale dobrze przemyślanych.

Dopiero później można je rozbudowywać i dopasowywać do zmieniającej się sytuacji w firmie. Ważne, żeby były one regularnie przeglądane i aktualizowane.

Bo każdy biznes się zmienia, a razem z nim powinny zmieniać się kluczowe wskaźniki KPI.

W codziennej pracy często korzystam z dashboardów. Są to ekrany, które pokazują aktualne wskaźniki KPI. Dzięki nim widać, co się dzieje tu i teraz. Jeśli któryś KPI spada, można od razu zareagować. Dashboardy sprawdzają się szczególnie dobrze w działach operacyjnych, gdzie liczy się szybka reakcja.

Raporty natomiast to narzędzie bardziej analityczne. Pokazują dane z dłuższego okresu – tydzień, miesiąc, kwartał. Dzięki nim możemy ocenić trendy, porównać wyniki z poprzednimi okresami i zaplanować zmiany. Najlepiej, gdy dashboard i raport uzupełniają się nawzajem.

Wskaźniki KPI pozwalają zrozumieć, co tak naprawdę się dzieje w firmie. Ale żeby działały, muszą być proste, dobrze dobrane i oparte na sprawdzonych danych. Nie chodzi o to, żeby mierzyć wszystko – tylko to, co faktycznie wpływa na działanie firmy. I nie dla samego mierzenia – tylko po to, żeby coś z tym zrobić.