Proces zakupowy systemu IT — najczęstsze pułapki 

Proces zakupowy systemu IT – dlaczego tak często podejmuję ten temat w moich publikacjach? Ponieważ lista korzyści płynących z cyfryzacji jest długa, m.in. lepsze bezpieczeństwo, poprawa efektywności, możliwość oszczędzania, optymalizacja wykorzystania personelu, a także zwiększenie elastyczności i odporności organizacji na zmiany. Nie dziwi więc fakt, że według badania „Procurement in a post-pandemic world” przeprowadzonego przez EY, dwie trzecie ankietowanych planuje w najbliższym czasie proces zakupowy systemu IT, aby lepiej dostosować się do ewoluujących warunków.

Wprowadzając innowacje technologiczne, zarówno klienci, jak i dostawcy IT napotykają jednak na liczne wyzwania. Z jednej strony, jak cyfryzować, aby lepiej odpowiadać na potrzeby swoich klientów, skutecznie wdrożyć system i nie narazić się na niepotrzebne koszty? Z drugiej – jak dostawcy mogą lepiej zrozumieć „nietechnologicznych” klientów i dostarczyć rozwiązania, które będą dla nich wartościowe? O tym w dzisiejszym artykule. 

Obecne tempo rozwoju technologii może przyprawić o zawrót głowy. Innowacje, które niedawno robiły wrażenie, szybko są zastępowane przez nowsze rozwiązania. W związku z tym m.in. proces zakupowy systemu IT napotyka na szereg wyzwań już na wstępnym etapie. Technologie ewoluują bowiem znacznie prędzej, niż możliwości adaptacyjne przedsiębiorstw. W efekcie firmy nie zdają sobie sprawy z istnienia możliwości, które mogłyby wspierać ich rozwój i optymalizację. Nie ma się co dziwić, w końcu bardzo często to nie ich core biznesu. Ponadto mało które przedsiębiorstwo ma zasoby, aby stworzyć w swojej strukturze specjalne jednostki do pozyskiwania talentów, zapewniając im stały rozwój i odpowiednie warunki do ciągłego zdobywania wiedzy.  

Raport „Procurement 2025: Equipping a Multigenerational Workforce With the Skills for Success in a Digital Environment” opublikowany przez The Hackett Group (firma specjalizująca się w analizie porównawczej i cyfryzacji procesów biznesowych) potwierdza tę sytuację. Zgodnie z wynikami badania, tylko 17% liderów zakupów jest przekonanych, że ich zespoły dysponują umiejętnościami niezbędnymi do sprostania przyszłym wyzwaniom biznesowym.  

Co warte zauważenia, według badania EY – 44% ankietowanych napotyka na istotne trudności w pozyskiwaniu nowych talentów dla swoich działów zakupowych. 

Organizacje nierzadko próbują zastosować zweryfikowane metody zakupu, typowe dla produktów materialnych, do nabywania rozwiązań cyfrowych, w tym oprogramowania czy technologii opartych na sztucznej inteligencji, Internet of Things (IoT) lub analizie danych. Jest to ogromnym błędem. 

Stojąc przed wyzwaniem dopasowania standardowych procedur do zaawansowanych technologii, nieoceniona jest specjalistyczna wiedza. Brak dostępu do profesjonalnego doradztwa, które pomoże powiązać wyzwania biznesowe z najlepszymi dostępnymi rozwiązaniami IT, może sprawić, że proces zakupowy systemu IT skończy się to nabyciem rozwiązania, które nie spełni oczekiwań firmy. 

Badania wskazują, że firmy coraz częściej preferują samodzielne prowadzenie procesu zakupowego, korzystając m.in. z artykułów, filmów, webinarów. Opierają się również na poleceniach od przyjaciół i partnerów biznesowych. To zjawisko zostało szczegółowo potwierdzone w raporcie „The B2B Buying Journey” opublikowanym jeszcze przed pandemią przez Gartner. Z analizy wynika, że klienci poświęcają zaledwie 17% swojego czasu na interakcje z przedstawicielami handlowymi. Ponadto chcąc zapoznać się z ofertami kilku dostawców, dzielą czas między nimi. W rezultacie bardzo mała część procesu zakupowego jest przeznaczona na bezpośredni dialog z dostawcą oprogramowania.  

Takie podejście sprawia, że handlowiec skupia się raczej na promowaniu swojego produktu w sposób, który ma przekonać klienta do zakupu, niezależnie od jego faktycznych wyzwań.  

Projekt został zrealizowany zgodnie z przedstawionymi wymaganiami, jednakże firma nie jest usatysfakcjonowana. Dlaczego? Ograniczona wiedza specjalistyczna nie pozwoliła na precyzyjne określenie potrzeb. Przedsiębiorstwo zakładało, że dostawca technologii dostosuje rozwiązanie do faktycznych wymagań jego marki, opierając się na profesjonalnym doświadczeniu. Z kolei dostawca, dysponując szczegółową, lecz selektywną wiedzą skoncentrowaną na własnych produktach, zaproponował dostępne rozwiązanie, jednak niekoniecznie w pełni odpowiadające oczekiwaniom klienta. 

Zakup oprogramowania przez firmy często traktowany jest analogicznie do procesu zakupowego urządzenia czy maszyny. Na etapie planowania przedsiębiorstwo próbuje określić wszystkie funkcje, nie mając wiedzy o aktualnych możliwościach rynkowych. Chociaż intencje są szlachetne – brak wstępnej analizy dostępnych rozwiązań i oceny, które funkcje najlepiej odpowiadają indywidualnym potrzebom, często prowadzi do propozycji opracowania projektu „od podstaw” (systemu dedykowanego). Taka sytuacja wiąże się zwykle z trudnościami w precyzyjnym oszacowaniu kosztów i zakresu prac. A to sprawia, że wstępne kalkulacje mogą mieć niskie prawdopodobieństwo realizacji. 

Proces zakupowy systemu IT w 15 krokach 

W książce „15 kroków do zakupu dobrego systemu informatyki przemysłowej” opisuję, jak optymalnie przeprowadzić proces zakupowy nowych technologii. Serdecznie zapraszam Cię do pobrania darmowego e-booka. Opisane w książce nastawienie do zbudowania procesu zakupowego powoduje, że znacznie zwiększa się prawdopodobieństwo sukcesu projektu, a jednocześnie minimalizuje koszty. Eliminuje się również sytuację, w której system zostaje zakupiony przez pomyłkę i nie spełniła oczekiwanych potrzeb.  

Chcesz cyfryzować swój zakład produkcyjny? Potrzebujesz wdrożyć rozwiązanie wspierające procesy produkcyjne? Masz pytania lub poszukujesz doradcy, który swoją wiedzą i doświadczeniem pomoże zrealizować efektywnie projekt? Serdecznie zapraszam Cię do kontaktu.  

Źródła