Zarządzanie zmianą technologiczną w firmie

Cytat Trudi Canavan idealnie wpasowuje się w zarządzanie zmianą technologiczną w firmie, ponieważ wdrażanie nowego systemu informatycznego w organizacji wiąże się z wieloma wyzwaniami. Działania te mogą oczywiście wpływać pozytywnie na pracowników i efektywność firmy pod warunkiem, że szczególną uwagę zwrócimy na skuteczną komunikację zmian. Proces zarządzania zmianą technologiczną obejmuje kilka etapów, które mają na celu przygotowanie pracowników do wprowadzenia nowego systemu i minimalizowanie oporu wobec zmian technologicznych.

Wiele osób zarządzających firmami nie zdaje sobie często sprawy z tego, jak wielką zmianą wśród ich pracowników są drobne aktualizacje systemów informatycznych, na których pracują, a co dopiero wdrożenie całkowicie nowego systemu. Oczywiście to zależy, w jakim celu system został zaimplementowany i w jakim stopniu organizacja jest dojrzała.

Jeśli bowiem nie korzystała dotychczas z rozwiązań cyfrowych (w niektórych obszarach produkcyjnych nadal prym wiedzie raportowanie papierowe i manualne), to zmiana związana z wdrożeniem systemu informatycznego jest totalną rewolucją. Ponadto często decydenci i osoby z grona koncepcyjno-decyzyjnego już przy wdrażaniu systemu dobrze wiedzą, jak rozwiązanie będzie wyglądać i jak powinno działać. Takie podejście niestety może zamykać w pewnego rodzaju bańce, w której osoby decyzyjne zapominają, że pracownicy spoza grona osób, które uczestniczyły w rozmowach, kompletnie nie wiedzą, po co jest dany system, jak się z niego korzysta i dlaczego w ogóle firma go wdraża.

Nierzadko największy problem „niedziałania” systemu wynika z tego, że ludzie po prostu nie chcą lub nie potrafią z niego korzystać. A powodem jest brak zarządzenia zmianą.

Jeżeli środowisko pracy pracownika się zmieni, w obojętnie jakim stopniu, to jest to pewnego rodzaju zmiana. A każdą zmianą trzeba zarządzić. Występują różnego rodzaju zmiany. Zmianą może być przykładowo:

Proces zarządzania zmianą pozwala wyeliminować wszelkie niedopowiedzenia. Jeśli przedsiębiorstwo składa się kilkudziesięciu pracowników, to każda zmiana powoduje konsternację. Im większa skala, tym więcej plotek i nieporozumień na temat tego, czemu zmiana się pojawiła.

Nierzadko przy wprowadzeniu zmiany następuje spadek efektywności, bo jeżeli firma skokowo i drastycznie wprowadza zmianę, nie informując pracowników o powodach, to jest to zwyczajnie dla nich uciążliwe.

Zmiana jest nieustającą częścią rozwoju, a organizacja bez zmian nie jest w stanie się rozwijać. To po prostu nierealne. Powinno się jednak na bieżąco zarządzać zarówno drobnymi, jak i większymi zmianami poprzez odpowiednią politykę komunikacyjną i informacyjną.

Im większa skala, tym jest to trudniejsze, bo występuje ograniczona liczba narzędzi, żeby te informacje przekazywać. Jednak w takim wypadku struktura w firmie jest większa, a jej zadaniem jest to, żeby odgórnie najpierw menedżerowie najwyższego szczebla byli przeszkoleni z zarządzania zmianą, potem Ci średniego, a następnie Ci najniższego szczebla liderzy. Na końcu pozostali pracownicy.

Oczywiście zakres zmian może być naprawdę szeroki. W explitii, zajmując się wdrożeniami systemów informatycznych na produkcji, zauważamy, że nierzadko nasz system jest pierwszym rozwiązaniem tej klasy w zakładzie produkcyjnym klienta. Bardzo często bywa, że konsument dotychczas raportował produkcję ręcznie – pracownicy wypisywali kartki w notatniku, gdzie informowali o ilości, jakości i przyczynach przestojów.

Jeśli taka firma produkcyjna zdecydowała się na system, który ma zautomatyzować sposób prowadzenia raportów, to jest to ogromna zmiana w charakterze pracy każdego z pracowników produkcyjnych. Nagle zaczną oni ,stać z tabletów, monitorów i innych elektronicznych narzędzi. Jednak trzeba pamiętać, że kryje się za tym wszystkim pozytywna misja:

Kluczowe jest wprowadzenie komunikacji, która poinformuje, dlaczego firma zdecydowała się na system. Warto, aby każdy pracownik wiedział, jak z daną innowacją przedsiębiorstwo będzie funkcjonować.

Oczywiste jest, że nigdy nie trafi się z komunikatem do każdego, ale dzięki niemu niweluje się bardzo dużą część spadku produktywności wynikającego z tego, że przedstawia się pracowników przed faktem dokonanym.

Zarządzanie zmianą technologiczną w firmie to proces, którego nie powinno się ignorować. Wymaga skutecznej komunikacji i przygotowania pracowników. Nawet drobne zmiany w systemach informatycznych mogą wywołać opór, dlatego kluczowe jest jasne przedstawienie powodów i korzyści wprowadzanych innowacji. Proces powinien obejmować warsztaty, szkolenia i transparentną komunikację na wszystkich poziomach organizacji, co minimalizuje spadek efektywności i wspiera pozytywne przyjęcie zmian.